Một số lưu ý người dùng về việc bảo trì, bảo dưỡng thiết bị tin học.

1. Máy vi tính:

Máy tính là một thiết bị mà không có nó, công tác quản lý thuế sẽ không thực hiện được. Coi trọng máy tính là bổn phận, là trách nhiệm, là nghĩa vụ và cũng là lợi ích của từng người sử dụng, từng cán bộ.

Mặc dù ai cũng hiểu điều này nhưng có nhiều đội thuế ở Văn phòng Chi cục, đặc biệt là các đội thuế phường xã chưa quan tâm đúng mức đến việc lau chùi, vệ sinh cho máy vi tính.

Tranh minh họa

Công tác vệ sinh máy phải thực hiện thường xuyên (ít nhất mỗi tuần một lần). Khi thực hiện vệ sinh, bảo quản, người sử dụng thực hiện như sau:

- Tắt nguồn điện và chờ vài phút trước khi làm vệ sinh ;

- Dùng dẻ sạch hoặc gíấy mềm lau khô màn hình (không lau ướt), chú ý lau phần phía sau làm sao cho các lỗ thoát nhiệt thông, thoáng để máy tàn nhiệt tốt.

- Thùng CPU máy tính để bàn có nhiều khe hổng và đặt cố định nên dễ bị bám bụi và côn trùng phá hoại. Do đó, người dùng phải thường xuyên vệ sinh máy, ít nhất là lau chùi mạng nhện, bụi bẩn xung quanh và các cổng kết nối đằng sau thùng máy.

- Đối với bàn phím: thỉnh thoảng lật ngược 180 độ và vỗ nhẹ xuống mặt bàn để vật cứng, bụi bám thoát ra ngoài. Sau đó đặt nghiêng và dùng chổi lông (loại chổi quét sơn) quét kỹ. Trong thực tế, một số bàn phím bị hỏng là do:

+ Gim giấy ta dùng lọt vào gây chập điện;

+ Tay ăn quà, không rửa ta, để lại thức ăn thu hút chuột cắn hỏng phím, côn trùng cắn hỏng vi mạch…

+ Bàn phím quá bẩn do bụi, quá trình hút ẩm trong không khí làm cho các phím bị liệt, bị chập cháy hỏng.

+ Vô ý làm đổ nước vào bàn phím….

Chú ý: Không nên tắt sai quy trình như: Tắt ở lưu điện, cắt cầu giao khi trong phòng đang có máy hoạt động.

2. Lưu điện: Lưu điện là bình tích điện (gồm ắc quy và một phần mềm điều khiển), nó có tác dụng phòng khi mất điện đột ngột, lưu điện có thể cung cấp điện năng đủ cho máy hoạt động bình thường ít nhất là 15 phút. Đây là thời gian đủ để người dùng có thể kết thúc những việc làm giang giở trên máy tính, mất dữ liệu hoặc lỗi phần mềm…

Sử dung lưu điện cần chú ý một số điểm sau:

- Luôn trong tình trạng sạch sẽ;

- Phải được nạp điện ở chế độ mở liên tục trong ngày (chỉ tắt ngoài giờ làm việc). Khi còi lưu đện kêu ngắt quãng sẽ có một số tình huống xảy ra: Mất điện; phích tiếp xúc nguồn lỏng; có thể lưu điện bị hỏng cần sửa chữa.

Lưu ý: Lưu điện nếu không được nạp điện liên tục trong 10-15 ngày thì sẽ bị hỏng do nguồn điện bị cạn kiệt, không duy trì phần mềm điều khiển trong lưu điện được nữa.

3. Máy in và giấy:

a/ Máy in: là thiết bị cho ta các sản phẩm từ máy tính (CPU) nếu ta yêu cầu….Khi sử dụng máy in cần lưu ý những điểm sau:

- Máy luôn trong trạng thái sạch sẽ;

- Máy in luôn bật trong giờ làm việc để sẵn sàng in sẽ đỡ tốn mực hơn đồng thời giấy được sấy khô (Ở chế độ chờ, máy in sử dụng điện năng rất ít);

- Khi đóng mở khay giấy, hộp mực cần nhẹ nhàng, thận trọng để tránh làm hỏng lẩy gạt giấy, các linh kiện bằng nhựa rất dễ bị sứt, cong hoặc biến dạng làm máy bị lối.

- Khi dùng gim kẹp, gim bấm phải đứng xa máy in để tránh vương vào máy. Nói chung, không để kim loại gấn máy in. Lý do: trong máy có một trục từ có từ trường khá mạnh, nó sẽ hút kim loại hoặc vật cứng nhiếm từ vào máy gây hỏng bánh răng, trống, rulô…hoặc có thể làm hòng hộp mực, nặng hơn là hỏng cả máy. (Trong thực tế chúng tôi đã thấy gim giấy, kéo, vật cứng, giấy kẹo… trong khay giấy máy in);

Lưu ý: Máy in phải đặt độc lập; Khi mắc giấy cần từ từ rút giấy ra và giữ nguyên hình khuôn khổ tờ giấy mắc trong máy. Nếu còn một mầu nhỏ, máy sẽ báo lỗi, không thực hiện lệnh tiếp theo, đèn báo đỏ. Trường hợp khó quá thì gọi sự hỗ trợ của người có kinh nghiệm hoặc gọi cho Bộ phận Tin học trợ giúp.

Cần thành thật với CB kỹ thuật về các biện pháp đã làm, không nên giấu rằng là: đã lấy hết giấy ra nhưng thực tế kiểm tra thì vẫn còn. (Trong thực tế đã có nhiều trường hợp do cẩu thả dẫn tới máy hỏng phải thuê thợ ngoài can thiệp).

b/ Giấy in: Giấy in là một nhân tố không kém phần quan trọng cho việc thực hiện thành công “lệnh” in từ máy tính. Hiện nay, một số giấy nội chất lượng kèm (hoặc quá mỏng, hoặc kỹ thuật nén của nhà SX…) không đạt chuẩn. Thông số kỹ thuật của máy in lại đòi hỏi đạt chuẩn dẫn đến lãng phí ở nhiều công đoạn…Trước khi sử dụng giây in cần làm những việc sau:

- Kiểm tra chất lượng giấy;

- Để giấy in nơi khô ráo, được sấy trước bằng đèn thì càng tốt;

- Kiểm tra khay máy in xem kích thước có sai ngần định ban đầu không, có vật lạ trong đó không?

- Cho giấy vào khay máy in (đầy 3/4 khay) trước khi in ít nhất 15 phút.

Lưu ý: Khi cần in số lượng lớn một lần nên in phân đoạn khoảng 50 trang/1 cho máy in có thời gian nghỉ, giảm nhiệt…

Trên đây là một số điểm đề cập đến công tác tự bảo trì, bảo dưỡng, bảo quản thiết bị tin học của cán bộ ở các đội thuế. Tất nhiên, trên một góc độ nào đó, Bộ phận Tin học sẽ thường xuyên kiểm tra hỗ trợ, đôn đốc, nhắc nhở... Tuy nhiên cán bộ nào cũng hiểu rằng thiết bị tin học trước hết giúp ích cho mình công việc trôi chảy, nhanh chóng thì chắc chắn điều đó không thể xảy ra.

BỘ PHẬN TIN HỌC CCT VINH