Tài liệu gồm 5 phần:

1. Chuẩn bị môi trường: điều kiện cần và đủ để kê khai thuế qua mạng

2. Quy trình gửi tờ khai: Phần này không có hướng dẫn chi tiết cách gửi trên website (vì cán bộ đã được tập huấn rồi), đây là các bước cơ bản để gửi 1 tờ khai qua mạng.

3. Hướng dẫn cơ bản về 1 số loại tờ khai: 

- Phần này có hướng dẫn cách kết xuất 1 số loại tờ khai cơ bản và gửi;

- Tổng hợp những lưu ý quan trọng đối với từng loại tờ khai.

4. Kiểm tra tờ khai sau khi gửi:

- Hướng dẫn doanh nghiệp kiểm tra tờ khai như thế nào là gửi thành công. Tờ khai như thế nào là hợp lệ.

- Phần này cán bộ Kiểm tra tại DN cũng nên nắm rõ để hỗ trợ quá trình kiểm tra tại doanh nghiệp.

5.  Các trạng thái tờ khai đã gửi trên iHTKK: Liệt kê và giải thích 1 số trạng thái thường gặp khi tra cứu tờ khait rên iHTKK để giúp CB nhận biết về trạng thái các tờ khai đã gửi.

Phần I: Chuẩn bị môi trường

Để gửi tờ khai qua website http://kekhaithue.gdt.gov.vn NNT cần những điều kiện sau:

1.     Chứng thư số (USB token)

2.     Đăng ký sử dụng dịch vụ iHTKK trên website http://kekhaithue.gdt.gov.vn

Lưu ý: email NNT phải đúng chính xác thì sẽ nhận được các thông báo phản hồi từ CQT (yêu cầu NNT không được sử dụng email của kế toán, phải là mail của doanh nghiệp, vì quá nhiều người nộp thuế cứ lên kêu là kế toán nghỉ việc nên không giao lại mật khẩu)

3.     Cài đặt các ứng dụng:

-         Cài đặt USB token

-         Cài đặt phần mềm Java plug-in (tạo môi trường Java cho trình duyệt Internet Explore )

-         Cài đặt phần mềm Cut PDF Writer (Máy in ảo để in ra file PDF)

-         Cài đặt phần mềm Acrobat Reader (để đọc file PDF)

4.     Phải gửi tờ khai trên trình duyệt Internet Explore (chưa hỗ trợ gửi trên trình duyệt Mozilla Firefox, Google Chrome, …)

Phần II: Quy trình gửi tờ khai

-         Đăng ký tờ khai:

Đăng ký loại tờ khai cần gửi với kỳ bắt đầu là kỳ kê khai. (Lưu ý: luôn luôn phải nhớ gửi tờ khai nào thì đăng ký loại tờ khai đó, không đăng ký tràn lan, nếu không hệ thống sẽ báo thiếu tờ khai hàng tháng do đăng ký mà không nộp tờ khai). Chỉ đăng ký 1 lần, các tháng (quý, năm) tiếp theo sẽ không phải đăng ký lại.

-         Kê khai thuế trên phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất)

-         Kết xuất file PDF (Chỉ kết xuất ra file excel đối với tờ khai quyết toán thuế TNCN, phụ lục mua vào, bán ra của tờ khai 01/GTGT)

-         Ký điện tử và Gửi tờ khai

-         Nếu có Phụ lục thì tra cứu Tờ khai đã gửi thành công, chọn Gửi phụ lục.

-         NNT kiểm tra email sẽ nhận được thông báo của CQT về việc xác nhận đã nộp hồ sơ qua mạng (trường hợp email sai hoặc gửi không thành công sẽ không nhận được thông báo, CB thuế có thể tra cứu thông báo trên trang iHTKK nội bộ)

Lưu ý: Không chọn đồng thời nhiều loại tờ khai để gửi, phải gửi lần lượt từng loại tờ khai.

Chú ý: Trong phần Trợ giúp của website  http://kekhaithue.gdt.gov.vn có rất nhiều nội dung cần thiết cho cả CB thuế và NNT, như:

+ Tài liệu hướng dẫn sử dụng;

+ Tải phần mềm kê khai thuế qua mạng;

+ Tải các mẫu bảng kê và các phụ lục gia hạn;

+ Địa chỉ liên hệ của các đơn vị cung cấp chứng thư số;

+ Những lỗi và vướng mắc thường gặp khi thực hiện nộp hồ sơ khai thuế qua mạng;

Phần III: Hướng dẫn cơ bản về 1 số loại tờ khai

1.     Tờ khai giá trị gia tăng

-         Tờ khai:

Kết xuất PDF tờ khai và các phụ lục (trừ phụ lục mua vào và bán ra)-> gửi tờ khai

(ví dụ tờ khai trang 1 và phụ lục 01-3/GTGT trang 7  thì sẽ in ra PDF trang “1,7” và gửi)

-         Phụ lục mua vào và bán ra (01-1/GTGT và 01-2/GTGT):

Kết xuất ra file Excel, tra cứu tờ khai đã gửi, vào mục Gửi phụ lục của tờ khai GTGT, lần lượt chọn phụ lục mua vào, bán ra, chọn file excell và gửi.

-         Các phụ lục khác vẫn kết xuất ra PDF cùng với tờ khai và gửi

Lưu ý quan trọng:

+ Chỉ tờ khai GTGT mới tách tờ khai và phụ lục mua vào bán ra để gửi riêng, các loại tờ khai khác kết xuất cả bộ ra PDF để gửi.

Rất nhiều DN cứ rập khuôn các loại tờ khai khác gồm nhiều trang nhưng chỉ in ra PDF đúng trang 1 để gửi-> dẫn đến khi nhận vào QLT báo “mã vạch lỗi”. Thời gian vừa qua rất rất nhiều người nộp thuế đã nộp tờ khai quyết toán cũng như BCTC cũng chỉ kết xuất mỗi trang 1 (hoặc không đầy đủ các trang) => khi nhận vào hệ thống báo “lỗi mã vạch”

+ Nếu là tờ khai bổ sung thì phải in ra PDF cả tờ khai và phụ lục 01/KHBS, nếu không có phụ lục KHBS thì số liệu trên KHBS không vào QLT (các anh chị lưu ý vì rất nhiều DN khi gửi tờ khai bổ sung kết xuất ra PDF thiếu phụ lục KHBS)

+ Nếu  NNT kết xuất cả tờ khai và các loại phụ lục (bao gồm cả mua vào và bán ra) thì vẫn gửi được bình thường nhưng như vậy sẽ khiến dung lượng tờ khai lớn, hệ thống quá tải => hay bị lỗi. Tốt nhất là hướng dẫn để DN tách phụ lục mua vào và bán ra.

 + Hiện tại ứng dụng iHTKK chưa hỗ trợ gửi tờ khai 05/GTGT (những DN nào phát sinh tờ khai này sẽ nộp tờ khai bản giấy tại bộ phận 1 cửa)

2.     Báo cáo sử dụng hóa đơn

Nhập dữ liệu trên phần mềm HTKK , kết xuất ra file PDF và gửi tờ khai.

Trước đây khi ứng dụng HTKK chưa nâng cấp, chưa hỗ mã vạch 2 chiều mẫu BC26/AC trên HTKK nên NNT kê khai trực tuyến hoặc kết xuất excel và gửi.

Bây giờ BC/26AC đã có mã vạch 2 chiều, NNT sẽ nhập trên HTKK, kết xuất PDF và gửi. (gửi bằng tờ khai kết xuất từ HTKK sẽ có mã vạch 2 chiều=> số liệu sẽ nhận tự động vào chương trình QLAC), hiện tại vẫn có 1 số đơn vị vẫn nộp file excel, bộ phận ấn chỉ sẽ phải nhập tay vào ứng dụng.

3.     Tờ khai TNDN tạm tính quý (01A/TNDN , 01B/TNDN)

Kết xuất đồng thời tờ khai và phụ lục (nếu có) ra file PDF và gửi tờ khai

4.     Tờ khai TNCN (chủ yếu là tờ khai quý)

Kết xuất ra file PDF và gửi tờ khai.

5.     Quyết toán thuế TNDN

Kết xuất ra PDF và gửi tờ khai

6.     Bộ BCTC

Kết xuất PDF và gửi tờ khai

Sau khi gửi Bộ BCTC thành công, NNT tra cứu BCTC đã gửi và chọn Gửi phụ lục. Hiện tại có 2 loại phụ lục sau:

-         Thuyết minh BCTC: Gửi file excel hoặc word

-         Bảng cân đối tài khoản: Gửi  file excel

Bộ BCTC sẽ vào ứng dụng BCTC chứ không vào QLT, vì thế trên iHTKK những bộ BCTC đã vào ứng dụng BCTC thì trên iHTKK sẽ báo “lỗi chuyển BCTC”, kiểm tra trên ứng dụng BCTC sẽ thấy bộ BCTC đã nộp.

Lưu ý quan trọng:

Bộ BCTC độc lập với Quyết toán thuế TNDN

Trước đây khi NNT nộp BCTC tại Một cửa, thường thì trong bộ BCTC họ kèm luôn quyết toán thuế TNDN vào. Vì thế rất rất nhiều NNT khi chuyển qua gửi qua mạng cũng đã tìm cách để gửi kèm Quyết toán TNDN vào bộ BCTC, và không hiểu sao DN sáng tạo (hay được hướng dẫn ???) bằng cách là copy quyết toán thuế TNDN vào Thuyết minh BCTC và gửi phụ lục

7.     Tờ khai Quyết toán thuế TNCN

Kết xuất ra file Excel, để nguyên tên file do phần mềm HTKK ngầm định (không được thay đổi tên file) và gửi tờ khai.

Chú ý:

-         Trong tất cả các loại tờ khai, chỉ riêng tờ khai quyết toán thuế TNCN là phải kết xuất ra Excel và gửi tờ khai

-         Hiện tại, sau khi khi gửi thành công tờ khai quyết toán thuế TNCN thì NNT sẽ không thể tải file quyết toán đã gửi ở trên website về máy (các loại tờ khai khác tải về bình thường).

-         Trước khi chưa sử dụng kê khai thuế qua mạng NNT gửi quyết toán tại web http://tncnoneline.com.vn. Quy trình khi gửi ở quyết toán tại http://tncnoneline.com.vn là khi gửi tờ khai xong phải đưa tờ khai giấy đến bộ phận 1 cửa xác nhận, nếu không có hồ sơ giấy thì tờ khai đó sẽ không được xác nhận.

Vì thế NNT khi đã sử dụng kê khai thuế qua mạng thì chỉ đơn giản là kết xuất excel và gửi tờ khai như các loại tờ khai khác, không phải nộp hồ sơ giấy tại 1 cửa để xác nhận. NNT khi đã kê khai qua mạng không nên gửi tờ khai quyết toán tại http://tncnoneline.com.vn

          Website http://tncnoneline.com.vn là nơi để cấp MST TNCN và các đơn vị hành chính sự nghiệp gửi tờ khai quyết toán.

8.     Tờ khai thuế môn bài

Tờ khai này chưa có trên phần mềm HTKK nên NNT kê khai trên mục kê khai trực tuyến.

9.     Các loại tờ khai khác

Các loai tờ khai khác hiện có trên HTKK sẽ kết xuất ra PDF và gửi tờ khai.

10.            Các loại phụ lục miễn giảm

-         Gia hạn: Nếu phần mềm HTKK chưa hỗ trợ tích gia hạn thì sẽ phải gửi phụ lục gia hạn kèm tờ khai (gửi phụ lục)

-         Miễn giảm: người nộp thuế phải gửi phụ lục miễn giảm đính kèm với tờ khai (gửi phụ lục)

Chú ý: Thời gian qua rất nhiều DN gửi tờ khai quyết toán thuế TNDN nhưng không gửi phụ lục miễn giảm  01/MGT-TNDN theo TT140. Nếu không gửi phụ lục miễn giảm, Bộ phận KK không nhập vào QLT thì báo cáo thống kê miễn giảm theo TT140 sẽ không lên số liệu.

Vì người nộp thuế không gửi phụ lục dù chỉ tiêu miễn giảm C9>0, CB đội KK đang phải mở từng tờ khai quyết toán TNDN, nếu thấy có số liệu trên chỉ tiêu C9 thì  tự nhập phụ lục miễn giảm vào. Chỉ vì thiếu sót điểm này mà cán bộ kế toán thuế mất rất nhiều thời gian tra cứu, chính sửa.

Phần IV: Kiểm tra tờ khai sau khi gửi

Để biết chắc chắn đã gửi thành công tờ khai đến CQT hay chưa, NNT kiểm tra như sau:

-         Vào tra cứu tờ khai thấy tờ khai đã gửi với chữ ký số hiển thị rõ ngày giờ gửi

-         Vào tra cứu thông báo, sẽ có thông báo “v/v xác nhận đã nộp hồ sơ khai thuế qua mạng”, trong thông báo chi tiết tờ khai CQT đã nhận được vào ngày giờ nào.

Như vậy, nếu người nộp thuế đã gửi thành công thì tờ khai sẽ có chữ ký số và sẽ có thông báo từ CQT gửi về email.

Lưu ý: Rất nhiều DN đưa tờ khai có chữ ký số lên gặp bộ phận Tin học trình bày là gửi rồi mà CQT không nhận được, kiểm tra trên hệ thống iHTKK nội bộ thấy chưa có tờ khai gửi, chưa có thông báo phản hồi của CQT=> như vậy chứng tỏ DN mới chỉ ký điện tử thành công trên tờ khai chứ chưa gửi thành công. Các anh chị đội Thanh tra, Kiểm tra và đội Kê khai lưu ý vấn đề này, tra cứu tờ khai trên iHTKK nội bộ mới xác nhận được chính xác là NNT đã gửi thành công hay chưa.  

NNT phải có tờ khai chữ ký số và thông báo xác nhận đã nộp hồ sơ khai thuế qua mạng thì tờ khai đó mới chính thức gửi thành công tới CQT.

Phần V: Các trạng thái tờ khai đã gửi trên trang iHTKK dành cho cán bộ thuế http://kekhaithue.tct.vn

Khi vào Tra cứu tờ khai sẽ thấy có phần lựa chọn “Trạng thái xử lý”, có 1 số trạng thái cơ bản như sau:

-         Đang xử lý: NNT vừa gửi tờ khai thành công sẽ có trạng thái này;

-         Đã gửi tới hệ thống NTK: Tờ khai của NNT đã chuyển về NTK Cục;

-         Đã nhận vào hệ thống NTK: Tờ khai của NNT đã chuyển về NTK Chi cục Vinh;

-         Đã nhận vào hệ thống QLT: Tờ khai đã được bộ phận 1 cửa nhận vào QLT;

-         Đã chuyển sang TTXL: Trường hợp này đối với Tờ khai TNCN, tờ khai TNCN chuyển sang trung tâm xử lý, sau đó sẽ chuyển tê khai về PIT;

-         Lỗi chuyển BCTC: Bộ BCTC đã chuyển về ứng dụng BCTC (không vào QLT) do Bộ BCTC không vào QLT chỉ vào ứng dụng BCTC nên CB KTra phải mở ứng dụng BCTC để tra cứu, không tra cứu trên QLT;

-         Mã vạch lỗi: Tờ khai bị lỗi mã vạch (có nhiều nguyên nhân nhưng đa phần là kết xuất tờ khai thiếu trang), khi bị lỗi như vậy hệ thống iHTKK đã tự động gửi thông báo về email của DN, khi nhận được email này DN gửi lại 1 tờ khai đúng thì hệ thống sẽ nhận lại và xem tờ khai nhận lại này là tờ khai chính thức./.

Trong tài liệu này, nếu có vấn đề nào không rõ có thể liên hệ với bộ phận Tin học Chi cục thuế TP Vinh để trao đổi.

Trân trọng cảm ơn !